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Come organizzare un viaggio di lavoro all’estero

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Preparazione del viaggio, documenti necessari e cosa fare una volta rientrati: buone abitudini ed indicazioni preziose per pianificare e realizzare al meglio una trasferta di lavoro all’estero.

 

 

Ogni export manager che si rispetti ha all’attivo decine e decine di viaggi di lavoro in tutto il mondo. Un bagaglio di innumerevoli esperienze personali e di “storie” da raccontare. Una vita ricca di appuntamenti con personaggi a volte estremamente facoltosi ed influenti. Voli transoceanici per raggiungere mete meravigliose e pernottamenti nei migliori business hotel di lusso del mondo.

 

Una vita decisamente invidiabile non credi?

 

 

Beh, ti posso assicurare che non è tutto oro ciò che luccica! Intanto vorrei sfatare il mito che l’export manager appartenga ad una categoria privilegiata perché è sempre in viaggio (gratis) nelle più belle località del mondo.  La trasferta di lavoro è una cosa seria, non è una vacanza. La trasferta richiede spesso levatacce mattutine per prendere aerei ad orari “inumani”, implica lavorare molte più ore di quelle istituzionali “da ufficio”.  Chi compie una trasferta di lavoro deve mettere in campo grande professionalità, esperienza e scaltrezza per sapersela cavare in tutte le situazioni.  Ovviamente ogni trasferta implica, in primis, tanto lavoro. In fase di preparazione, durante il viaggio e, soprattutto, al rientro le incombenze diventano davvero pressanti. Ma andiamo con ordine the best diet pills.

 

 

Iniziamo a capire quando una trasferta diventa effettivamente necessaria e quale tipologia di viaggio sia più indicata per ogni situazione.
Una trattativa con un nuovo cliente estero, dopo le prime settimane di telefonate, email e conference call, arriva ad un punto in cui si rende necessario conoscere personalmente il proprio interlocutore. L’ideale sarebbe ovviamente che questo ci venisse a trovare in azienda, in modo da “farci belli” e mostrarci al potenziale cliente nel migliore dei modi aprendogli le porte alla nostra splendente sede operativa, vantandoci del nostro processo produttivo ipertecnologico e sfoggiando uno showroom aziendale impeccabile. Il fatto è che, salvo alcuni rari casi, se non si è un grande marchio riconosciuto a livello mondiale, un potenziale partner commerciale difficilmente accetterà di investire tempo e denaro per venire a trovarti, così su due piedi. E’ probabile dunque che toccherà a te, azienda, muovere il primo passo e andare a trovare il potenziale cliente “a casa sua”.

 

Ecco alcune situazioni classiche:

 

 
– Trasferta individuale: dopo un’attenta analisi delle potenzialità espresse dal cliente in fase preliminare, l’azienda decide di prende il suo export manager e di mandarlo in missione conoscitiva presso il cliente.
In questi casi è sempre bene organizzare almeno 3 o 4 incontri con potenziali clienti diversi, in modo tale da ampliare i punti di vista sul mercato, ottimizzare l’investimento e capire con chi è più indicato iniziare un rapporto di business.

 

 

– Missione istituzionale con incontri BtoB (Business to Business): in questo caso l’export manager di turno si troverà con vari suoi simili ad affrontare una trasferta finalizzata alla conoscenza di svariati operatori di settore operanti nel Paese di riferimento.  L’export manager approfitterà di questa occasione, per incontrare anche il suo contatto diretto.

 

In questi casi è bene informarsi accuratamente sull’ente/società che organizza la missione e del partner locale che realizza la selezione degli operatori da incontrare. Il rischio è di incappare in situazioni un po’ “fumose” e di tornare a casa con molta frustrazione e pochi reali contatti effettivi. In cambio, questo tipo di trasferta ti permette di incontrare un ampio numero di operatori, tutti in un colpo solo ed in un unico posto e, spesso, a fronte di un investimento proporzionalmente più contenuto rispetto ad un’organizzazione personale.

 

Tali “missioni” possono essere organizzate da aziende private o, più spesso, da istituzioni italiane come Confindustria, Federlegno o le Camere di Commercio, le quali collaborando con altre entità che presiedono il territorio come ad esempio l’ICE, riescono (spesso) a garantire un servizio di qualità. Ovviamente la differenza la fanno, in ogni Paese, le persone che lavorano alla selezione dei potenziali partner commerciali esteri. Per approfondimenti consultare il sito http://www.ice.gov.it/.

 

 

– Fiera di settore: la fiera rappresenta una grande opportunità di contatto per un’azienda. In questo caso bisogna tenere ben separate le due casistiche tipo:

 
1 – Espositore
2 –  Visitatore

 

 
Espositore: L’export manager può essere una pedina fondamentale all’interno dello stand in cui l’azienda espone il proprio prodotto e dove costruisce il proprio brand. In questo caso l’investimento è senz’altro molto elevato, ma i ritorni in termini di contatti e futuri clienti possono essere estremamente importanti, a patto che tu dia seguito in maniera professionale, tempestiva e continuativa ai tuoi prospects (se non l’hai ancora fatto, ti consiglio di leggere il mio articolo specifico sulla Fiera; lo trovi qui).

 
Visitatore: L’export manager che invece visita un evento fieristico all’estero ha come obiettivi:

a. Studiare nel dettaglio il mercato locale analizzando competitors italiani ed esteri.
b. Farsi un’idea concreta sul livello economico e sociale del Paese.
c. Incontrare nuovi potenziali clienti in fiera.
d. Incontrare potenziali clienti con cui è già in contatto e con i quali vuole “chiudere” la negoziazione ed iniziare un rapporto di business.

 

 

 

 

Vediamo invece ora come bisognerebbe preparare una trasferta di lavoro all’estero. Ecco le incombenze più importanti da tenere sotto controllo in fase preparativa:

 
– Passaporto in regola. Attenzione, in certi Paesi non ti concederanno il visto d’entrata se il tuo passaporto è in scadenza nei 6 mesi successivi al viaggio. Tienilo in considerazione.

 
– VISTO d’ingresso nel Paese. Generalmente le agenzie viaggio offrono servizi di ottenimento Visti a prezzi ragionevoli.

 

[NB: se la tua meta è Israele, fai attenzione a non farti timbrare il passaporto in fase di controllo, altrimenti non avrai accesso a nessun Paese musulmano in futuro. Puoi chiedere che ti timbrino l’ingresso su un foglio che allegherai al passaporto per tutta la durata del viaggio, altrimenti l’ideale sarebbe avere un doppio passaporto, uno per i Paesi musulmani ed il resto del mondo ed uno specifico per Israele. Per informazioni su visti e documenti di accesso ai Paesi di tutto il mondo ti consiglio questi portali: http://www.yor.it/ – http://www.ice.gov.it/].

 

 

– Viaggio e pernottamenti. Per queste attività puoi affidarti alla tua agenzia viaggi (soluzione più cara) oppure occupartene personalmente attraverso i tanti portali e siti web dedicati come Booking.com, Expedia.com, TripAdvisor.com o Siti web delle principali compagnie aeree di bandiera e low cost.

 
– Registrazione del proprio viaggio in due portali molto utili. Sembra superfluo, ma oggigiorno è bene poter essere rintracciabili dalle autorità istituzionali in qualunque momento ed in qualunque luogo del pianeta. Ne va della tua sicurezza. Non dimenticarti dunque di consultare il sito www.viaggiaresicuri.it, dove troverai molte informazioni utili sullo stato di sicurezza del Paese che visiterai, o registrare ogni tappa del tuo viaggio sul portale www.dovesiamonelmondo.it.

 

 

 

Una volta tornato dalla trasferta invece le principali incombenze che ti troverai a dover gestire saranno le seguenti:

 

 
– Organizzazione delle idee e degli appunti che avrai copiosamente preso durante i tuoi meeting con i clienti incontrati.

 
– Organizzazione dei materiali multimediali raccolti come foto e video. Anche in questo caso accertati che non sia un problema riprendere delle persone sconosciute, in certi Paesi potrebbero non esserne felici (soprattutto nei Paesi islamici più fondamentalisti).

 
– Realizzazione report dettagliato della trasferta volto a:

 
– Ricordare gli obiettivi della trasferta ed il raggiungimento (completo/parziale) degli stessi.

 
– Specificare le questioni salienti emerse con ogni cliente e potenziale cliente durante i tuoi meeting. Se hai preso nota di quanto detto non avrai problemi a ricordarti tutto e a dare il giusto feedback, nei tempi stabiliti, al tuo contatto. Così farai bella figura ed acquisirai fiducia e stima ulteriore nel tuo cliente o potenziale.

 
– Trasmettere nel dettaglio al Management le opportunità e le criticità emerse a seguito della trasferta, in modo da impostare i passi successivi del processo di crescita nel Paese estero. Consiglio: inserisci foto accanto alle descrizioni testuali, aiuteranno l”azienda a comprendere ciò di cui stai parlando e a trasmettere meglio ciò che tu hai visto in prima persona.

 

– Fissare nuovi obiettivi futuri da raggiungere.

 

 

 

Ovviamente ogni trasferta è diversa dall’altra, anche nello stesso Paese, ed ogni export manager vive i propri viaggi di lavoro in maniera estremamente personale.  Se anche tu viaggi spesso (o saltuariamente) per lavoro e ti sei riconosciuto in queste righe, sarei davvero felice che mi lasciassi un commento o che condividessi l’articolo sui tuoi social.

 

 

Per il momento è tutto e chissà…potremmo incontrarci in qualche aeroporto internazionale o in qualche fiera di settore nel mondo (non sarebbe affatto inusuale!).

 
Un caro saluto e al prossimo articolo.

 
Fabrizio

2 Commenti
  • Paolo | Ott 27, 2015 at 16:54

    Complimenti Fabrizio…. articolo eccellente che descrive i pro e i contro del ruolo dell’Export Manager

    • Fabrizio Pollastrelli | Nov 4, 2015 at 8:35

      Grazie mille Paolo. Ovviamente ci sono altre mille sfaccettature, ma ho pensato di condensare la figura dell’Export Manager in queste che hai letto. Sono contento che ti sia piaciuto l’articolo. Alla prossima e buon lavoro! 😉 Fabrizio

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